「役割の樹」の利用を検討してくれてありがとう。
このページでは「役割の樹」の使い方を説明するね。
「役割の樹」でできること
「役割の樹」でできることは以下の通り。
・プロジェクトの役割確認
・会議での役割確認
・助け合いでの役割確認
・報連相フォーマット
順番に説明していくよ。
プロジェクトでの役割を確認
仕事をするうえで、関係者が多いプロジェクトに取り組むことがあるよね。
そんな時、誰とどんな工程でどういう交渉が必要なのか整理できていないと、プロジェクトがうまく進まないし、上司も安心してあなたに仕事を任せられない。
「プロジェクトでの役割確認」はプロジェクト全体の流れを整理するのに役立つ。
#これができている部下は評価が高い
「プロジェクトの役割を確認」のフローは以下の通り。
・プロジェクトを登録する
・工程を登録する
・関係者を登録する
それぞれについて説明するね。
プロジェクトを登録する
まずはあなたが取り組んでいるプロジェクトを登録する。
プロジェクトを登録するときには「プロジェクトの目的」も入力できる。この目的を意識し続けることがプロジェクトを進める中で選択に迷った時に重要になってくる。
ちなみに、複数のプロジェクトや案件を登録した場合は、期限や重要度順に並べ替えることもできる。
工程を登録する
次にそのプロジェクトを工程に切り分けていく。
例として「講演イベントの主催」という架空のプロジェクトで説明するね。
これを大きな工程に切り分けると
1.企画の策定
2.予算の承認
3.講演者との交渉
4.会場の確保
5.イベントの告知
6.運営準備
といった感じになると思う。実際に仕事を進める時はこれをさらに細かく分けていく。例えば「2.予算の承認」で考えると以下のような感じ。
2-1 コスト概算
2-2 実行すべきか検証
2-3 プレゼン資料の作成
2-4 予算権限者へのプレゼン
2-5 予算権限者からの追加指示対応
2-6 予算権限者の了承をもらう
みたいな感じ。アプリにはこれくらいの細かさで入力していく。
工程を登録するときは「パターン」も登録できる。
パターンとは
状況によって工程は変わることもあるから、それを「パターン」で管理する。
例えば「2.予算の承認」の例でいえば、以下ようにパターン分けするといい。
①一番スムーズに進んだパターン
②一番難航したパターン
パターンによる工程の変化を知っておくと臨機応変に対応しやすくなる。
例えば①のパターンについて考える。予算権限者と雑談できるくらいの関係性であれば、予算権限者の方から「あのプロジェクトどうなった？手の込んだ資料とかいらないから、このイベントの収支だけわかったら教えて」みたいな会話が起こることがある。
その場合の工程は
2-1 コスト概算
2-2 実行すべきか検証
2-6 予算権限者の了承をもらう
と大幅に短縮できるかもしれない。
逆に②のパターンとして予算権限者がなかなか了承してくれない場合、全ての工程を行わなければいけなくなるから時間も労力もかかることになる。
このように工程についてはパターン分けして想定しておくことが重要だし、プロジェクトを管理する上では一番時間がかかっても間に合うスケジュールを想定しておこう。
関係者を登録する
最後にその工程での関係者を登録する。
プロジェクトが一人で完結することはないから、それぞれの工程ごとにプロジェクトを進めるための関係者がいるよね。
そしてその関係者にもプロジェクト成功のために積極的に動いてもらわないといけないから、関係者を登録する際は以下の内容を登録する。
・名前
（役職などでも可）
・その人がこのプロジェクトや案件で大事にしていること
（会社の利益、出世、楽さなど）
・その人がこのプロジェクトや案件を進めるためにできること
（情報を集める、決裁する、日程調整をしてもらうなど）
・その人がこのプロジェクトや案件を進めるために現状不足しているもの
（データ、交渉材料、時間の余裕など）
これらを登録する理由を順番に説明するよ。
大事にしていること
人によってこのプロジェクトで大事にしていることは違う。
例えば「会社の利益」を大事にしている人に「お金にならないですが社会的意義があります」という説明をしても響かないし、「仕事の楽さ」を大事にしている人に「会社の利益になるから頑張ろう」と説得してもモチベーションは上がらないよね。
だから関係者が大事にしていることを知る（推察する）ことは重要だ。
できること
人によってその工程の中で【できること】も違う。
例えば、決裁権限者であれば「決裁する」が【できること】になるけど、決裁権限がない関係者であれば「データを集める」や「資料を作る」などが【できること】になるかもしれない。
#できないことを求めても仕方がない
不足しているもの
何もしなくてもプロジェクトが進んでいくならば、あなたがやらなければいけない仕事はない。
#順調なのが一番いいけど
プロジェクトが上手く進んでいない時は何かしらがネックがあってその工程が止まっているはずだから、あなたはその不足しているもの補う（ネックを取り除く）ために行動しないといけない。
例えば、決裁権限者に不足しているものは「判断材料」や「手続を行うための書類」かもしれないし、その書類を作る人に不足しているものは「時間」や「情報」かもしれない。
あなたの役割の考え方
ここまでの情報が登録できれば、あとはそれぞれの工程でそれぞれの関係者に不足しているものをあなたが補っていけばいいだけなんだ。その際はその人が大事にしている事を意識することが重要。
例えばあなたが「講演イベント主催」というプロジェクトの「予算権限者へのプレゼン」という工程にこれから取り組むとします。
この例での予算権限者は以下のような人です。
・名前：A部長
・大事にしていること：会社の利益
・できること：決裁をする
・不足しているもの：この施策の効果を示すデータ
上記の内容をアプリに登録すると、この例であなたがするべき行動（役割）として【「A部長」に「イベントを行うこと」の「決裁をしてもらう」ために「会社の利益」になることを伝える「施策の効果を示すデータ」を用いたプレゼンを行う。】といった感じの内容が表示されます
#使い方のイメージが湧いたかな？
さらにそのプレゼンをするためには「施策の効果を示すデータ」を以下のBさんに集めてもらわなければならないとします。
・名前：Bさん
・大事にしていること：仕事を増やしたくない
・できること：データを集計すること
・不足しているもの：データを集計する時間
この内容をアプリに登録すると、あなたが「Bさん」に対してするべきこととして【「データ集計をしてもらう」ために「仕事を増やさずに済む」ようにBさんの仕事のサポートをして「時間」を捻出する。】といった内容が表示されます。
つまりこのプロジェクトを最速で進めるための最適解は、たくさん会議をしたりきれいなプレゼン資料を作ったりすることではなく、実はBさんのサポート（手伝い）をすることだということがわかる。
#急がば回れ
このようにプロジェクトや案件を工程ごとに分割し、その関係者ごとにあなたが行うべきこと（あなたの役割）がわかれば、プロジェクトや案件はスムーズに進んでいくんだ。
周りからの評価
今まで説明したようなプロジェクトの管理は、実は一定レベル以上のビジネスマンはみんな頭の中でやっていることなんだ。
それは必然的に、あなたを評価する上司もこの観点であなたの行動を評価しているということ。
あなたが自分の役割をしっかりと理解して行動していれば、自然と上司からも安心して仕事を任せられる部下として評価されるよ。
会議での役割を確認
次の「会議での役割を確認」では以下の2つの観点で自分の役割を確認できるよ。
・会議前の役割
・会議中の役割
これらについて順番に説明していくね。
会議前役割を確認
そもそも会議って、何かを共有したり結論を出すために行うものだよね。
会議参加者全員の時間を拘束してしまうから、リアルタイムで話し合うのが最も効率的な時しか会議をするべきじゃないんだ。
#無駄な会議は多い
つまり会議において考える順番は次のようになる。
1.そもそも会議をせずに済む方法はないか
2.どうしても会議をするなら参加しなくても良い人はいないか
3.少しでも会議を短くする方法はないか
「会議前役割を確認」ではこれらについて改めて考えることができる。
そしてその会議の目的を明確にしてアプリに入力したうえで会議に臨む。
会議中役割を確認
会議をすることが最も効率的で会議を開催することとなったとしたら、会議中はしっかりと自分の役割を果たす必要がある。
会議で自分の役割を果たす方法は大きく分けて以下の2つ。
・会議参加者の中で不足している役割を担う（進行役、話し役、聞き役、サポート役）
・会議参加者の中で自分にしかない情報や目線を提供する（専門性を活かす）
「会議中役割を確認」ではこれらについて確認することができる。
この2つについてもう少し具体的に説明するね。
不足している役割を担う
会議を円滑かつ有意義に進めるためには、会議参加者が会議に必要な役割をそれぞれ果たす必要がある。
その役割は大きく分けて以下の４つ。
・進行役（論点の整理、発言を促す）
・話し役（意見を話す、アイデアを出す）
・聞き役（話しやすい雰囲気を作る、質問をする）
・サポート役（書記やタイムキーパーをする、雑務全般を行う）
会議に不足している役割がないか常に気を配り、不足している役割があれば率先して自分がその役割を果たしてみよう。
自分の専門性を活かす
上記の会議に不足している役割を補うだけであれば、あなたではなくても役割を補える人さえいれば会議は成立してしまう。
#替えが効いちゃう
だから真の意味であなたにしかできない役割を果たすためには、あなたにしかない「専門性」を会議で発揮することが必要なんだ。
「専門性」というとハードルが高いかもしれないけど、「参加者の中で一番若い」「参加者の中で一番現場を見ている」「参加者の中で○○と一番仲が良い」など着眼点次第では何か他の人にはない「専門性」があるはずだ。
その「専門性」を発揮して会議の結論に貢献できれば、あなたは会議で役割を果たしたことになる。
#活躍できる
助け合いでの役割を確認
次の「助け合いでの役割を確認」では以下の2つのことができる。
・相手が喜びそうなことを考える
・貸し借りを可視化する
これらについて順番に説明していくよ。
相手が喜びそうなことを考える
仕事では自分一人よりも様々な人と力を合わせることで、より大きな成果を出すことができる。
周りの人に助けてもらうためには、自分がそれ以上に周りの人を助けることが重要なんだ。
そのためには相手に喜んでもらえることをするべきなんだけど、人によって喜んだり助けられたと感じるポイントは違う。
だからこのアプリを使って相手目線で考えることはとても有効なんだ。
その人の過去の言動などから自分ができることの中で一番喜びそうなことを考えて、わざとらしくならない程度に実行していこう。
貸し借りを可視化
助け合いは日頃の信用の積み重ねの上に成り立つ。
・自分は助けないけど、助けてほしい
・助けてほしくなったから、相手を助ける
・助けてもらったのに、何も恩返しをしない
以上のようなスタンスでは、周りの人に助けてもらえる存在にはなれないよね。
#逆の立場なら助けたくない
そして周りの人に助けてもらえない人は仕事で大きな成果を出すことはできない。
周りの人に助けてもらえる存在になるために、日頃から「貸し」を作れるように行動し、逆に「借り」ができてしまったらしっかり返していこう。
#言葉が悪いけど
このアプリでは「貸し借りポイント」という形で今の貸し借りを可視化できる。
「貸しを作る」「借りを返す」という言葉を直接使ってしまうと嫌な奴だけど、「貸しを作る」＝普段から周りの人に喜ばれる行動をしておく、「借りを返す」＝感謝の気持ちを伝えて恩返しをする、ということができるのは良いことだよね。
自分と周りの人との「貸し借りポイント」を把握し、少しでも「貸しポイント」が大きくなるような日頃の行動を心がけていこう。
報連相フォーマット
「報告」「連絡」「相談」を合わせた「報連相」。これは社会人の基本。
でも、この「報連相」について「結論から話す」くらいのコツしか知らずに、上手く伝わっていない人を多く見かけてきた。
「報連相」のやり方なんて普通は習わないし、結論上司の考えていることや聞きたいことがわからないと何を話せばいいのかわからないよね。
#わからないものは仕方ない
だからこの「報連相フォーマット」では、フォーマットに沿って「報連相」したいことを入力していくだけで、上司が聞きたいことをある程度網羅できるようになっている。
「報連相」をされる時に上司が聞きたいことの一例は以下の通り。
・何の話？
・どれくらい重要な話？
・今じゃなきゃダメ？
・どんな話？
・その事象が起こった経緯は？
・この事象発生によるリスクや問題点は？
・あなたはどう思うの？
・どうしてそう思うの？
・他に選択肢はないの？
・似たような前例はないの？
・この意思決定によるリスクや問題点は？
このように上司は様々な情報から状況を理解し、対応策を検討している。
「報連相」する人はこれらについて適切な情報量、適切な順序、適切なタイミングで話す必要があるんだ。
#かなり難易度が高い
でもこの「報連相フォーマット」を使えば、フォーマットに従って必要な情報を事前に考え整理することができる。
もちろん上司によって聞きたい点や考え方は異なるから、全てフォーマット通りに話せばいいという訳ではないけど、意思決定に必要な基本的な情報は押さえられていると思うからぜひ活用してみてほしい。
結論
「役割の樹」には仕事をするうえで重要な考え方を実践するための機能がたくさん備わっている。
「役割の樹」を使いこなして自分を成長させていこう。
